枣庄学院工程建设项目档案管理办法

枣校园处〔2019〕1号

第一章总则

第一条 为规范学校工程建设项目档案工作，提高管理水平，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，教育部、国家档案局令第27号《高等学校档案管理办法》，结合学校的实际情况，制定本办法。

第二条 本办法所称工程建设项目档案材料是指学校的基建项目从酝酿、决策到建成交付使用以及改建、扩建等项目的全过程中形成的、对学校和社会具有保存利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料。

第三条 工程建设项目档案管理是基建工程管理工作的重要内容。基建工程档案是学校综合档案的重要组成部分，是今后进行基建工作和学校管理工作的基础。校园建设与管理处档案室业务上受学校档案馆的指导， 按规定向学校档案馆移交完整的档案材料。

第二章 责任分工

第四条 校园建设与管理处综合计划科基建工程竣工档案材料和基建部基建工程建设过程资料的收集归档工作，并按规定及时移交学校档案馆。

第五条 档案管理人员应严格遵守岗位责任制，忠于职守，刻苦钻研业务，掌握专业知识，保证档案管理工作有序、高效进行。

第六条校园建设与管理处工作人员均有为建档、归档完善档案材料提供资料的义务。个人负责业务内发生的相关过程资料需主动向档案管理人员移交归档。

第三章 档案管理

第七条 归档的综合管理文件：

1.上级有关基建工作的文件、基建工作规章制度。

2. 基建工作计划、总结、简报、统计报表、大事记。

3. 综合性征地文件材料、地质勘察测量材料。

4.学校基建工作总体规划、设计总平面图.水电气管道分布图。

5.基建工程财务预决算。

6. 其他应归档的文件材料。

第八条 校园建设与管理处存档基建工程建设过程资料

1.材料设备、分包工程的招标过程资料

2.分包工程合同及施工过程、验收交接资料

3.材料设备采购合同及验收交接资料

4.研究决策的会议纪要

5.重要来往公函等

6.其它具有保存价值的材料

第九条 学校基建项目归档的档案资料

一、工程准备阶段文件

1、立项文件：主要包括项目建议书及审批意见，可行性研究报告及审批意见，有关的会议纪要、领导讲话、专家建议文件等。

2、建设用地、征地、拆迁文件：主要包括选址申请及选址规划意见通知书，用地申请报告及批准书，建设用地规划许可证及国有土地使用证等。

3、勘察、测绘、设计文件: 主要包括工程地质勘察报告、水文地质勘察报、地形测量和拨地测量成果报告，申报的规划设计条件及

审定设计方案通知书和审查意见，有关行政主管部门（人防、环保、消防、抗震、文物、卫生等）批准文件，施工图设计方案、设计计算书及审批意见等

4、招投标文件：主要包括勘察设计承包合同，设计承包合同，施工承包合同、分包合同（补充协议），监理委托合同等

5、开工审批文件：主要包括建设项目列入年度计划的申报材料及批复文件，规划审批申报表及报送的文件和图纸，建设工程规划许可证及其附件，建设工程施工许可证等。

6、工程财务文件：主要包括工程概算材料，工程预算材料等。

7、建设、施工、监理材料：主要包括工程项目管理机构及负责人名单，工程项目监理机构及负责人名单，工程项目施工管理机构及负责人名单等。

8、其他应归档的文件材料

二、监理文件

主要涵盖监理规划，监理实施细则，监理月报中的有关质量问题，监理会议纪要中的有关质量问题，质量事故报告及处理意见，工程竣工决算审核意见书，工程竣工总结，质量评价意见报告等文件

三、施工文件

1、施工管理资料：主要包括工程概况表，图纸会审记录，设计变更(洽商)记录，施工组织方案，技术交底记录，施工日志，施工测量记录，原材料、半成品、成品出厂质量证明及进场检（试）验报告，施工试验记录等。

2、施工检测、试验资料：主要包括土壤试验记录，钢筋连接试验记录，砌筑砂浆试验记录，混凝土试验记录，饰面砖粘结强度试验记录，支护工程施工试验记录，桩基（地基）工程施工试验记录等。

3、施工质量验收资料：主要包括施工现场质量管理检查记录，结构实体验收记录，分项工程质量验收记录，分部工程质量验收记录，工程竣工报告，见证取样和送检管理资料，检验批质量验收记录等。

四、竣工验收文件

主要涵盖工程概况表，工程竣工总结，单位工程质量验收证明书，竣工验收报告，竣工验收备案表，工程质量保修书，工程竣工声像档案（光盘、电子文件等），桩基施工图及验收记录，室外工程及验收证明，工程竣工五方验收证明，枣庄市质量监督站验收证明等

五、工程竣工图

主要涵盖总平面布置图，竖向布置图，室外综合管网图，室外专业管线竣工图，建筑竣工图，结构竣工图，装修装饰竣工图，给、排水及消防竣工图，电气、弱电竣工图，供热竣工图，燃气竣工图，通风、空调工程竣工图，竣工测量资料等。

第十条资料的登记与移交

1、对监理、施工企业实行档案押金制度，根据工程量大小，在合同中约定预留档案押金，待工程竣工、档案经学校档案馆验收合格后，方可返还档案押金。

2、单项工程竣工验收后，三个月内档案管理人员负责收集该项工程的档案材料，并上交学校档案馆，项目管理人员督促总承包、监理单位配合档案收集工作。

3、资料的移交手续必须健全。资料的名称、份数、页数登记造册，移交时填写移交表，一式两份，双方签字。重要材料移交表须经移交部门审核签字确认。

4、归档资料必须是原件，使用复印件必须注明原件存放地点，一般工程前期及竣工图归档两份，其他一份，重要工程应在施工前确定归档份数，一般归档两份以上。

5、归档材料移交要全面及时，负责移交人员应检查文件内容真实性、全面性。档案管理人员接收时应依照前归档内容进行检查，确保档案符合规定要求，缺少遗漏项目及时提出移交要求。

6、竣工图必须使用新蓝图绘制，按规定加盖“竣工图”标志，并如实填写内容。

7、归档材料必须字迹清晰端正，图纸清楚，纸张优良，书写一律用碳素墨水，以利长久保存。

第十一条 档案的查阅与利用

1、校内外单位或个人，查阅档案资料时，须经有关领导同意方可查阅相关资料，档案室作好查阅记录。

2、查阅利用档案，一般在档案室内进行，归档资料一般不外借。确须借出时，须经科以上领导批准方可办理借出手续。

3、对所借档案资料，要妥善保护，不得转借、不得拆卷、抽页、剪裁、涂改、眉批、污损，借阅期间发生的一切问题由借阅人负责。

4、对借还的档案资料，档案管理人员要进行认真清点、检查和验收，无误后方可归档，如发现问题，及时查明原因，上报领导。

5、按有关规定确定档案资料密级及保管期限，经鉴定需销毁的档案资料，必须编造销毁清册，经有关领导批准后方可销毁。

第十二条 档案的存放与管理

1、存放档案橱俱排列合理整齐，并保持清洁卫生。

2、对保管的全部资料，每半年进行一次清点核对，发现破损档案应及时修复或复制。

3、档案管理人员应经常检查和清除可能发生事故的隐患。

4、档案管理人员在调换工作时，对所管档案要办理交接手续，离职后对需保密材料内容不得泄露。

5、档案管理人员应对在册档案资料按一定题目选材、加工、排列、组合编制各种参考资料，提高档案工作管理水平。

第四章附则

第十三条本办法由枣庄学院校园建设与管理处负责解释。未尽事宜，依据相关法律法规执行。

第十四条本办法自发布之日起施行。

枣庄学院校园建设与管理处

                                2019年6月5日