枣庄学院基本建设工程合同管理制度

〔2024〕2号

第一章  总则

第一条  为加强学校基本建设工程合同管理工作，预防、减少和及时解决合同纠纷，维护合同双方合法权益，提高经济效益，根据《中华人民共和国合同法》和有关规定，结合学校工程建设实际，制定本制度。

第二章  合同管理职责

第二条  校园建设与管理处的主要职责：

1.认真学习、贯彻执行《中华人民共和国合同法》和有关法律法规，依法保护本学校的合法权益。

2.制定、修订本校基本建设工程合同管理制度，组织实施合同管理工作。

3.依法签订、变更、解除有关工程合同。

4.严格制定所签订的合同，防止不完善或不合法的合同出现。

5.做好合同统计、归档、保管工作。

6.宣传合同法和有关法规，培训合同管理人员。

7.依法处理合同纠纷。

8.制止利用合同进行违法活动。

第三章  合同审签管理

第三条  学校对外签订合同，应由法定代表人或法定代表人授权的代理人进行。未经授权，任何人不得以本学校名义对外签订合同。

第四条  合同应当采用书面形式，按照政采合同模版签订合同内容，所有合同均按照OA办公系统进行审批。

第五条  所有合同都应统一管理，签订后由专人管理。

第六条  合同及其有关的书面材料，应当语言规范，字迹（符号）清晰，条款完整，内容具体，用语准确、无歧义。

第七条  订立合同，必须完备合同条款。合同条款一般包括当事人的名称或者姓名和住所，标的，数量和质量，价款和报酬，履行的期限、地点和方式，违约责任及解决争议的方法等。

第八条  对于合同标的没有国家标准又难以用书面确切描述的，应当封存样品，由合同双方共同取样封存，并加盖公章或合同章，分别交由指定责任人保管。

第九条  对外签订合同，要明确选择纠纷审判管辖地，并优先选择由本学校所在地人民法院管辖。

第十条  法定代表人或法定代表人授权的代理人应当在合同文本上签名或盖章。

第十一条  签订合同，应当加盖单位的合同专用章或公章并加盖骑缝章。

第四章  合同审签程序

第十二条  签订合同前必须严格审查对方当事人的主体资格，对法人必须审查营业执照、资质范围、中标通知书等进行查验。

第十三条  签订合同前需要审查代理人的代理身份和代理资格。主要审查内容有：代理人职务资格证明及个人身份证；被代理人出具的授权委托书；代理行为是否超越了代理权限或代理权是否超出了代理期限。

第十四条  签订合同，应当仔细审查对方当事人提供的有关证明资料，查验证明资料中所使用的当事人名称、印章等内容必须完全一致。

第五章  合同履行、变更和解除

第十五条  合同履约管理

1.法定代表人或指定的委托人全面负责合同的履行。合同承办部门和人员具体负责其订立合同的履行。

2.在履行合同过程中，根据情况的变化，应当对相对方的履行能力进行跟踪调查。如发现问题，合同承办人要及时处理，必要时经部门负责人同意，可实地调查合同标的情况和对方当事人的履约能力。

3.接收标的必须经过严格的验收或商检程序。对不符合制度规定和合同约定的标的应在法定期限内及时提出书面异议。

4.凡与合同有关的来往文书、电传、信函、电话记录都作为履约证据留存。

第十六条  合同的变更和解除

1.对方当事人作为款物接收人而要求变更接收人时，必须有书面变更证明。

2.我方负责人遇有不可抗力或者其他客观原因无法履行合同时，应当及时收集有关证据，并立即以书面形式通知对方当事人，同时积极采取补救措施，减少损失。

3.发现对方当事人不履行或不完全履行合同时，合同承办人应当催促对方当事人采取有效补救措施，收集、保存对方当事人不履行合同的有关证据，及时向部门负责人报告。

4.我方负责人因不便掌握，应明确变更或解除合同，应当及时以书面形式通知对方当事人，说明变更或解除合同的原因和请求对方书面答复的期限，尽快与对方当事人达成变更或解除合同的协议。

第六章  合同纠纷处理

第十七条  合同纠纷管理

1.为解决合同纠纷所采取的各项措施，必须在法定的诉讼时效和期间内进行。

2.发现对方当事人利用合同进行诈骗等犯罪活动时，应当立即向部门负责人报告并向公安机关报案。

3.合同承办部门、人员应配合好参加仲裁或诉讼。

4.合同纠纷发生后，可以通过协商、调解、仲裁、诉讼等方式解决。

5.合同发生纠纷后，需要委托代理人参加仲裁或诉讼活动的，应当及时委托有资格的代理人参与处理纠纷。

6.解决合同纠纷的申请书、起诉状、证据、答辩状、协议书、调解书、仲裁书、裁定书、判决书等，在结案后十日内，由承办人送交备案。

第十八条  合同纠纷处理程序

1.发生合同纠纷，合同承办部门、人员应立即报告分管领导和学校领导，合同承办部门、计划财务处、资产与实验室管理处（招标办公室）、审计处等相关部门应当及时提供解决纠纷所需的相关材料。

2.在处理合同纠纷过程中，对于可能因对方当事人的行为或者其他原因，使判决不能执行或者难以执行的案件，应当及时向法院申请财产保全。

3.合同纠纷发生后，应当依法采取一切措施，积极收集、整理有关证据。在证据可能灭失或者难以取得的情况下，应当向法院申请保全证据。

第七章  合同资料管理

第十九条  档案资料内容

下列资料可以作为合同档案：谈判记录、可行性研究报告和报审及批准文件；对方当事人的法人营业执照、营业执照、事业法人执照的副本复印件；对方当事人履约能力证明资料复印件；对方当事人的法定代表人或合同承办人的职务资格证明、个人身份证明、介绍信、授权委托书的原件或复印件；学校法定代表人的授权委托书的原件和复印件；对方当事人的担保人的担保能力和主体资格证明资料的复印件；双方签订或履行合同的往来电报、电传、信函、电话记录等书面材料和视听材料；登记、见证、鉴证、公证等文书资料；

合同正本、副本及变更、解除合同的书面协议；标的验收记录；交接、收付标的、款项的原始凭证复印件。

第二十条   合同资料归档、统计与管理

1.本项目部所有合同都必须统一编号，由校园建设与管理处妥善保管。

2.合同承办人办理完毕签订、变更、履行及解除合同的各项手续后十日内，应将合同档案资料移交校园建设与管理处。

第八章  附则

第二十一条  本制度由校园建设与管理处负责解释。本制度未涉及的，按学校现行文件或国家有关法规执行。